仕事の電話が怖い…苦手を克服する方法や対策について

仕事をする上で

避けては通れない電話対応

日本語さえ話せれば

なんてことのない業務に思えますが、

電話がいつかかってくるのか気になって

他のことが手につかない

電話が鳴っただけで動機がするなどといった

「電話恐怖症」に悩む人もいます。

実は私も電話が苦手で、

緊張してうまく話せず

悩んだ経験があります。

どうすれば電話が怖くなくなるのか

苦手を克服する方法や対策について

ご紹介したいと思います。

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仕事の電話が怖いと感じる理由は?

まずは

なぜ電話を怖いと感じるのか?

という点について、

以下のように悩む人が

多いのではないでしょうか。

  • 緊張してうまく話せない
  • 相手の声がよく聞こえない
  • そもそも対応の仕方が分からない

実は私も電話対応が大の苦手で、

私が初めて仕事の電話対応をした時に

上記のことが理由で相当悩みました。

ちなみに私は過去に

営業職の経験があるのですが、

外回り中に自社やクライアントから

電話がかかってくることも多く、

ただでさえ電話が苦手なのに

外出先でそばに頼れる先輩や上司がいない

という状況がさらに私を追い詰め、

頭の中が真っ白になって

フリーズしてしまったこともありました。

そんな私でも

なんとか乗り越えることができたので、

同じように悩んでいる人にとって

少しでも力になれたら幸いです。

電話を怖いと感じる理由ごとに

苦手を克服する方法について

みていきたいと思います。

「緊張してうまく話せない」

なぜ緊張してしまうのか、それは

そもそも経験自体が少ないから

「仕事の電話=失敗できない」というプレッシャーがあるから

といったことが考えられます。

ここでいう「経験」とは、

相手の名前や要件を正確に聞き取り、

指名された相手に取り次いだり

伝言を受けるといった経験です。

それを一番身近に経験できるものが

固定電話なんですよね。

最近は一人一台携帯電話を持つことが

当たり前の時代になって、同時に

固定電話を使ったことがない

なんて人も増えてきています。

携帯電話なら

メモリー登録をしておけば

誰からの電話なのか事前に分かりますし、

かかってくる電話は当然自分宛てですから

取り次ぐ必要もなく、

急な用件や伝言などがあれば

留守番電話に残してくれます。

自分以外に用のある相手への対応経験がない

ことで不安になり、

それが緊張してしまう原因です。

そして

「仕事の電話」=失敗してはいけない

というプレッシャーもまた、

その緊張を増幅させてしまっています。

特に真面目で完璧主義な性格の人が

陥りやすい症状かもしれません。

そういうプレッシャーを感じること自体は

全然悪くないですし、

むしろ仕事に対する姿勢は素晴らしいと思います。

それだけ責任感を持っているということですから。

とはいっても

それが仕事に支障をきたすようでは

やはり困りものなので、

なんとかしたいですよね。

これに対する克服方法はズバリ

慣れ決まり文句を覚えることです。

結局それかいっ!って思うかもしれませんが、

こればっかりは数をこなさないと

どうしようもないんですよね。

これまで固定電話を使った経験がないのなら尚更です。

電話をかけてくる相手もいろんな人いますから、

それぞれ対応も異なりますし、

「こういう場合にはこうしたらいいんだな」

っていうのを実際に経験して学んでいくしかありません。

中にはちょっとクセのあるややこしい人もいるので、

その人が定期的に電話をかけてくるのであれば

事前に周囲から対応方法を聞いておくことも必要です。

あとは新人研修などで

電話対応の基本マニュアル的なものを

教えてくれる企業もありますし、

そういった書籍も数多く販売されているので、

まずはそれを覚えて自然と言えるようになれば、

電話に対する恐怖も徐々に小さくなると思います。

私も仕事が終わって自宅に帰ってから、

一人声に出して自主シミュレーションしていました。

傍から見たら完全怪しい人だったでしょう(笑)。

でも苦手なことを克服するって

そういう地道な練習が大切なんだと思います。

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「相手の声がよく聞こえない」

電話の相手の声がよく聞こえない時、

まずは聞き返しますよね。

二回目で聞き取ることができれば

問題ないのですが、

電話が怖いと感じてしまう理由は

何度聞いても正確に聞き取れず

不穏な空気になってしまう

というものではないでしょうか。

私も経験ありますよ~!

聞き返した時に復唱するのですが、

違うと指摘されて再度聞くも

また違うと言われて

気まずくなったことがあります(笑)。

あぁいう時って

めちゃめちゃテンパりますよね!

さすがにこれ以上聞き返せないなと思って

他の人に代わってもらうんですけど、

誰からの電話か伝えられなくて

注意を受けたこともあります。

そう、電話を取り次ぐ時は

相手の所属先(会社名など)と名前を

伝えるのがマナーです。

事前に相手が誰か分かれば

何の用件でかけてきているのか

分かる場合もありますし、

その後のやりとりもスムーズになります。

とはいっても

さすがに限度ってものがありますから、

何度も聞き返せば相手を怒らせてしまうし、

ちゃんと名前を聞き取らなければ

今度は逆に社内の人に怒られる・・・

どっちにしろ怒られる→やっぱり電話怖い

というのが当時の私の悩みでした。

この場合の私なりの克服方法は

言い回しのフレーズをいくつか用意する

よくかかってくる電話のリストを作る

といったことをしていました。

例えば一度目の聞き返しでは

「恐れ入りますが、もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」

二度目では

「△△の○○様でしょうか?」と

ちゃんと聞き取ろうと努力していますよ

というさりげないアピールを加えて、

もし違っていれば

三度目では

「何度も申し訳ございません。こちらの電波状況が悪いようで・・・」

と、よく聞こえない時のお決まりフレーズを使うなどして

全く同じ聞き返し方をしないようにしていました。

あとは

「かざま」と「はざま」のように

同じ母音だと聞き取りにくいことが多いので、

「カキクケコのカ行のかざま様でしょうか?」

という風に分かりやすい例えを出すのも

正確に聞き取る方法としては有効だと思います。

そして定期的にかかってくる

相手のリストを作っておくことで

名前の予測をしやすくなります

このようなちょっとしたテクニックや

少しの事前準備をしておくことで、

「相手の声がよく聞こえない」という

悩みに対する不安が

私の場合はだいぶ軽減されました。

「そもそも対応の仕方が分からない」

この悩みは

一つ目に紹介した「緊張してうまく話せない」

の根本的な原因でもあります。

なので前述にもある通り

経験と勉強以外に

対策方法はありません。

当たり前ですけどね。

電話対応には定型文というか

お決まりフレーズのようなものがあります。

あなたがこれまでに

全く電話対応の経験がないのであれば、

関連の参考書などに一度目を通して

実際に練習しておくことをおすすめします。

電話はメールや手紙とは違って

返答を考える時間が少ないので、

その場でのレスポンスが必要になります。

基本的な電話対応の流れを把握しておけば

実践する上で役に立ちますし、

他に意識を集中させる余裕も出てきます。

不安要素や心配事を

事前に少しでも取り除くことができれば

緊張や恐怖も和らぐのではないでしょうか。

まとめ

経験したことのないことを初めてする時は

誰だって緊張するものです。

電話対応は社会人として仕事をしていく上で

どんな業務にも付随してくるものですから、

ここはちょっと踏ん張りどころです。

経験を積むことで慣れてきますし、

自然と対応の仕方も身に付いてきます。

それが自信となって

失敗に対する不安も少なくなり、

結果的に電話に対する恐怖も薄れてきますよ。

以上、自身の経験から得た

私なりの克服方法と対策でした。

参考になって頂けたら幸いです。

最後まで読んでいただき

ありがとうございました。

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